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Meine 8 Zeit- und Projektmanagment-Tipps

Wie erreiche ich meine Ziele erfolgreich?

Ich habe mir oft Gedanken darüber gemacht, wie andere Menschen es schaffen, ihre Ziele zu erreichen. Manchen Menschen scheint es fast mühelos von der Hand zu gehen. Sie erledigen tausend Dinge ohne die Orientierung zu verlieren. Ich bewundere diese Menschen sehr, denn ich verliere die Orientierung ständig. Für mich ist es anstrengend und eine große Kraft raubende Lebensweise, mich zu disziplinieren, mein Kram zu erledigen. Ich bin nicht faul, ich bin einfach nur zwanghaft zerstreut. Ich vergesse ständig irgendetwas, träume in der Weltgeschichte umher und so war es schon immer. Seit ich denken kann, war ich nie anders. Es wird wohl auch immer so bleiben. 

 

Nur weil ich so zerstreut bin, bedeutet es nicht, dass ich nicht auch erfolgreich sein kann. Es gibt so viele Möglichkeiten. Ich möchte auf meinem Blog berichten, was mir hilft. Ich möchte meine Strategien abgleichen - was ist möglich und was hilft mir wirklich?

1. Eat the Frogg

"Eat the Frogg" ist mein Geheimtipp, der überhaupt nicht geheim ist. Er ist mein goldener Pfeil im Kampf gegen meinen Schweinehund.

 

Besonders, wenn ich beginne, mich vor Dinge zu drücken, wende ich diesen an. Meist sind es tatsächlich Priorität-Aufgaben, die unangenehm sind.

- den Steuerberater anrufen

- einen Arzttermin vereinbaren

- unangenehme Gespräche und Besprechungen vorbereiten

 

Mir hilft es sehr, wenn ich mich austrickse und solche Dinge bereits vor dem Frühstück erledige. Ich frühstücke grundsätzlich 9:00 Uhr, meistens sind Ärzte und auch andere Behörden bereits ab 8/9 Uhr erreichbar. Und nur wenn ich mich überliste und ich diesen goldenen Pfeil zücke, weiß ich, dass ich es zwar sehr bockig erledige, zähneknirschend, aber definitiv erledige. Im Nachhinein stelle ich dann fest, dass ich die schwierigste oder schlimmste Aufgabe bereits vor dem Essen erledigt habe.

 

1:0 für mich gegen meinen inneren Schweinehund.

2. To Do's á la Eisenhower

Hierzu wollte ich noch in nächster Zukunft einen eigenen Artikel schreiben. Meine To Do Liste gestalte ich mittlerweile anders, doch der Grundsatz stammt von diesem Prinzip.

 

Zunächst schreibe ich auf einer Liste alles, was ich bisher an Aufgaben zu tun habe. Diese Aufgaben werden in vier Bereiche aufgeteilt:

 

- Wichtig und dringend (z.B. Rechnungen)

- wichtig, aber nicht dringend (z.B. Gesundheit - also joggengehen)

- dringend, aber nicht wichtig

- nicht wichtig und nicht dringend (z.B. Haushalt läuft schließlich nicht weg ;))

 

Die Einteilung fällt mir persönlich noch etwas schwer. Wenn aber viele Dinge anstehen, hilft es mir, den ersten Überblick zu bekommen. Ich glaube, es liegt einfach daran, dass es mir noch schwer fällt, zu unterscheiden, was wichtig ist. Ich könnte schließlich verschiedene Blickwinkel wählen. Jeder würde anders entscheiden. Auch fällt es mir grundsätzlich schwer, für mich selbst zu entscheiden, was Priorität hat.

 

Übung macht hier den Meister. Nur durch meine Ausbildung fällt es mir leicht, mich an Fristen zu orientieren. Alles andere gehört meist in die Kathegorie: Wichtig und nicht dringend.

 

3. Batching / Zusammenfassen, was gleicher Art ist

4. The Blackbox

Zusammenfassen, das kann ich sehr gut.  Telefonate werden alle gemeinsam erledigt, so spare ich Zeit, nicht viel, aber etwas. Schreiben, werden gemeinsam geantwortet - sie landen in meiner Blackbox. Hier finde ich in einem bestimmten Zyklus alles, was ich zu gleicher Art erledigen kann. So werde ich Unterlagen abheften, kopieren, beantworten oder was auch immer. Das sind Dinge, die ruhig auch liegen bleiben können. Die Blackbox beinhaltet meist, was bereits erledigt ist, aber noch abgeheftet werden muss.

5. Sonntagsplanung á la EllaTheBee

Mich hat das Video von EllaTheBee sehr inspiriert. Vor vielen Jahren habe ich einen Weg gefunden, nicht mehr ganz so vergesslich zu sein. Nicht mehr so orientierungslos durch meine Welt zu geistern. Ich habe es geschafft, nicht mehr den Montag zu hassen, weil ich wusste, was auf mich zukommt. Es ist meine private Zeit, in der ich meine Ziele notiere, verwirkliche, noch kleiner herunterbreche oder was immer notwendig ist. Sonntags schmiede ich meine goldenen Pfeile, um den Schweinehund im Zaum zu halten.

6. Das Pareto - Prinzip

Der Vollständigheithalber möchte ich es aufführen. Das Prinzip besagt, dass man mit nur 80 % Aufwand 20 % der Ergebnisse erzielt und umgekehrt mit 20 % Aufwand zu 80 % der Ergebnisse. Für mich persönlich erschließt es mich nicht wirklich in der Praxis. Erst durch Daniel Frerrix habe ich es vermutlich verstanden. Er nannte es, die Konsequenzlevel zu unterscheiden. Was wirkt sich am meisten auf meine Ziele und mein Leben aus. Welche Tätigkeit hat den meisten Einfluss auf meine zukünftige Planung? Er machte es deutlich durch die Erklärung mit den Mails - sie wirken sehr oft als dringend, aber nur wenige wirken sich effektiv auf die persönlichen Ziele aus.

7. Pomodoro - Prinzip

Dieses Prinzip hat mir meinen Schulabschluss gerettet. Meine gesamte Ausbildung hat es mich begleitet. Es bedeutet schlicht, Tätigkeiten durch Pausen und Abwechslung zu unterbrechen. Es ist total einfach. Man lernt 25 Minuten für den Bereich A, macht 5 Minuten Pause, lernt weitere 25 Minuten für den Bereich B und macht eine Pause und nimmt sich eine andere Tätigkeit vor. Dieses Prinzip kann ich auf alles andere anwenden. Im Haushalt, im Job, mit den Kindern, beim Schreiben, nahezu bei allen Dingen.

8. Anpassung an neue Umstände

Das erklärt sich schon von selbst. Wenn etwas nicht klappt, wird es angepasst, verändert. Ich möchte das behalten, was gut funktioniert. Was nicht klappt, möchte ich nicht krampfhaft verfolgen!

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